…О которых желательно помнить при проведении мероприятий. Потому что на самом деле, если проанализировать, становится понятно, что именно мелочи порой способны как значительно украсить мероприятие, так и испортить его – пусть не критично, но зачем нам даже слегка подпорченное мероприятие?

Итак…

Непростая задача, на самом деле. На что нужно обращать внимание:

- удобство для большинства контингента

Ясно, что в период сессии многим студентам не до мероприятий, как и школьникам – во время сдачи ЕГЭ.

Такая вещь как каникулы, может быть с одной стороны плюсом – есть время! – с другой минусом – некоторые разъезжаются на каникулы куда подальше от родных пенатов. Ну что тут можно сказать… Взвешивайте.

- близость других мероприятий

…особенно похожего характера. Нехорошо ставить людей перед выбором – куда пойти. А если им хочется и туда и туда?! Конечно, если вы были не в курсе чужого мероприятия (особенно если оно не традиционное и не ежегодное), либо объявили дату раньше (кто ж виноват, скажем, что о Дне Города город объявил за месяц, в то время как вы о своем мероприятии – за три? Город сам себе злобный гоблин!), то у вас есть железное право не поддаваться на провокации и не переносить свое мероприятие. Разве что сами захотите. Но тут уже ваше дело и ваше право.

Здесь основных правил три:

- время должно быть удобно для большинства в плане общественного транспорта (особенно для иногородних – вам-то и пешочком можно, а им добраться черт знает куда придется…)

- время должно быть удобно для целевой возрастной группы (уверены, что школьников, составляющих 70% вашей целевой аудитории, родители радостно отпустят гулять в баре с 20-00 до 5 утра? Ведь жаль, если удовольствие от вечеринки будет подпорчено у участников неприятными разговорами с родителями…)

- время должно быть выдержано.

Понятно, что плюс-минус полчаса особого значения не имеют, особенно если их можно провести в общении с друзьями. Но заканчивать мероприятие на пару-тройку часов позднее заявленного времени – сильно не айс. Кто-то ведь может рассчитывать на транспорт. Это работает и наоборот. Скажем, если вы написали. что мероприятие закончится в 6 утра – люди вполне могут подорваться, сообразив, что подождать полчаса до утреннего автобуса в родной город – не страшно. НО елси вы при этом закончили в два ночи… И где иногородним ждать автобус 4 с половиной часа?! И какими словами они вспомнят организаторов? Правильно, именно теми самыми. И да, начинать на пару часов позднее – то же самое. Скучно ждать. А когда скучно – все начинают развлекаться сами, и не всегда это на руку оргам.

Кстати, я не имею в виду случаи, когда плюс-минус час оговаривается в объявлении. Скажем, честно написано, что прием гостей в два часа, а бал в три. Тут уж не хотите лишний час скучать – приходите к трем)))

Написано, что час до мероприятия и час после дается на общение – сами решайте, прийти ли на этот час раньше, либо к началу выступлений. А организаторы вас честно предупредили)

К сочинению объявления тоже нужно подходить внимательно.

 Во-первых, неточности и ошибки в объявлении (особенно орфографические!) мгновенно роняют престиж организаторов в глазах мало-мальски грамотных участников. Как, возможно, это ни покажется странным, но грамотных людей старше 12 гораздо больше, чем кажется некоторым самонадеянным оргам. Поэтому, чтобы не становиться объектом хихиканья, нужно прогнать текст хотя бы через Ворд. А лучше – отдать текст объявления на правку кому-то, имеющему «отлично» по русскому языку – в конце концов, вы же хотите прославиться среди анимешников, а не на ИМ-ХО сообществе . Кстати, на том же сообществе можно убедиться, как поразительно меняется текст в результате одной орфографической ошибки. И нет, это не пиар, так, делимся прекрасным…

Во-вторых, не всегда с первого раза удается оставить объявление так, чтобы оно не вызывало непонимания у участников. Тут остается посоветовать обращать внимание на вопросы. Которые вам задают – может, на будущее, стоит внести ответ на этот вопрос в текст объявления заранее? Конечно, я не говорю, что стоит кромсать текст объявления после любого вопроса – думаю, все не раз видели, как после объявления что 1января состоится пати на центральном вокзале Волгограда, то и дело мелькают вопросы « А какого числа?..А в каком городе? А какого января? А на каком вокзале?..» и так далее. Тут остается только посетовать на невнимательность, и спокойно и вежливо ответить в десятый раз, что первого, что января, и что в Волгограде ..ну вы поняли. Крепитесь. и вам зачтется. Но если у вас уточняют – а кроме указанных манги и аниме можно ли косплеить персонажей из игр – тут всё-таки стоит уточнить не только для спросившего, но и дать ответ в самом объявлении. Ибо вопрос по делу, не так ли?

Поэтому такой совет из нашего опыта – сохраняйте текст объявления своего мероприятия, особенно, если вы хотите сделать его ежегодным и традиционным – и вносите туда поправки по мере необходимости. Глядишь, к третьему-пятому разу удастся написать идеальное объявление.

Некоторые просто берут чужие объявления и копипастят их у себя.

Хороший ход, особенно когда вы еще неопытны – ведь тот, кто размещает объявление не первый раз, наверняка уже учел те моменты, о которых мы говорили выше. Но тут есть одно «но». Обязательно нужно вникнуть в текст, и понять – подходит ли оно вам целиком? Если да - славно, берите и печатайте. Но если вы решаете что-то там изменить (а скорее всего, вы так и сделаете – ведь у вас немного не те условия, что у других, не так ли?), то будьте внимательны, чтобы вместо осмысленного текста у вас не вышло текста на ИМ-ХО. Незнакомые слова лучше погуглить – мало ли, а вдруг то, чем вы их заменили, по смыслу нелепое, а то и нецензурное?)

Итак, в общих словах, о чем должно говориться в мероприятии:

·       Название (желательно запоминающееся, но не слишком языколомное, иначе вместо красивого «ханаминосенбонзакура» ваш фестиваль будут называть «хана-кому-то-там», и поэтический смысл название явно пострадает)

·       Форма (фестиваль, пати, шествие и т.д.И еще раз – аккуратнее с формулировками!)

·       Статус (необязательно, но возможно. То есть – традиционный, ежегодный, Первый, Второй; областной, дружеский, клубный, анимешный, японистский, молодежный и т.п.)

·       Дата, место и время проведения (можно ориентировочно – тогда в объявлении так и указывается, скажем – ориентировочно конец марта, ориентировочно с 14 до 18 часов, и т.п. по поводу места проведения – желательно указывать намеченное помещение, скажем – бар или дворец спорта, или опен-эйр. Тогда люди смогут сориентироваться заранее)

·       Цена билета, если мероприятие платное (возможно, некоторым придется накопить требуемую сумму, либо отложить её с зарплаты/стипендии – не у всех в любое время найдется лишняя сотня)

·       Возраст участников (необязательно, но порой желательно – скажем, чтобы сразу сказать, что на хентай-топлесс пати приглашаются только 16+. Не то, чтобы придется проверять паспорта, но в случаях, внезапно, претензий родителей вы можете честно сказать, что в объявлении указано, а паспортный контроль на вечеринках не проводится))

·       Примерное содержание мероприятия (скажем, танцы-игры-конкурсы, или дефиле-награждение-фуршет, или пиво-блэкджек-…Ну вы поняли)

·       Связь с организаторами (куда отправить заявку, где задать вопрос, причем желательно иметь возможность спросить в личку – мало ли какие могут быть ситуации)

·       Если предусматриваются заявки или прием работ – сроки приема (как правило, за 3-7 дней до мероприятия, хотя всё зависит от объема работы с материалами. Если вам надо всего лишь поставить галочку в количестве участников – пойдет и за день. А если вам нужно выстроить конферанс или приготовить списки, или, не дай бог, подвести итоги какого конкурса – тут уж ваше право объявить последний срок хоть за месяц. И не надо вестись на нытье нерадивых участников о злобных оргах – в конце концов, сроки установлены для того, чтобы мероприятие прошло как можно более гладко. Это не каприз оргов, а необходимость.

Оформление очень важно для создания атмосферы мероприятия. Поэтому не стоит забывать про этот момент. Функциональные части оформления (информационные указатели, аншлаги и пр.) важны для облегчения ориентирования участников на мероприятии, и про них ни в коем случае нельзя забывать.