Для кого устраивается мероприятие.

Согласитесь, 12-летним кавайным девочкам интересно одно мероприятие, 20-летним брутальным парням – совсем другое.

Конечно, на массовые мероприятия скорее всего придут и те и другие, тем не менее, вы должны учитывать, на кого вы хотите всё-таки опереться. На 12-летних – легче, на 20-летних – интереснее. Но в любом случае, вы должны отдавать себе в этом отчет.

И да, неплохо бы указывать возрастные цензы, если это возможно.

Скажем, если фестивали рассчитаны на широкую публику, то пати и вечерники –на куда как более узкий спектр. И если прочитаю, что меня приглашают на пати для 12-14 летних няшек, то я либо не пойду… либо пойду, но не буду ожидать там тонкого и искрометного юмора или красивых-профессиональных постановок – а значит, не буду разочарован, и получу удовольствие по полной программе.

Вот здесь хочется обратить особое внимание.

К сожалению, у нас как-то принято любое мероприятие называть фестивалем. Увы, это отнюдь не так. Еще раз остановимся на определениях. Пока коротко.

Фестиваль – это праздничный показ достижений для большого количества народа.

Поэтому даже Белые лисы – это мини-фестиваль, ибо по параметру количества народа те 300-400 человек, которые на него собираются, это не фестивальный размах. Хотя по всем остальным показателям – Лисы – настоящий фестиваль.

Вечеринки в барах и ночных клубах – это пати. На пати тоже могут быть и дефиле, и сценки, и конкурсы, но – меньшее количество народа… и еще некоторые моменты, о которых мы поговорим чуть позже.

Далее, о формулировках…

Традиционным мероприятие называется тогда, когда проводится как минимум ТРЕТИЙ раз.

Ежегодным – когда проводится как минимум ТРЕТИЙ год.

Если же мероприятие только дебютирует, то предпочтительнее так и написать – Первый аниме-парад Волгограда и Волжского – согласитесь, звучит не менее круто, но куда как вернее.

Почему мы останавливаемся на точности формулировок.

Стремимся мы к этому или нет, но многие наши мероприятия попадают в поле зрения профессионалов из других городов. В частности, периодически у них появляется интерес и возможность на эти мероприятия попасть. И когда человек едет на фестиваль, а попадает на плохо организованную пати… Согласитесь, имидж организаторов будет подпорчен.

Другой момент – многие наши участники – уже опытные игроки, косплееры и т.п. И им тоже хочется четко знать – чего ждать от анонсируемого мероприятия.

И еще – фестиваль – отнюдь не лучшая и не единственная форма организации работы. Тем более, большинство анимешников с одинаковой радостью сходит на ЛЮБОЕ мероприятие – так что… Точность формулировок.

Которая говорит о компетентности организаторов.

Очень важная штука. Создать имидж непросто, а вот испортить – плевое дело.

Из чего складывается этот самый имидж?

·       Уважение – к другим клубам, к участникам, к зрителям и гостям мероприятия. Которое выражается в вежливости (даже если участники прутся через сцену, где идет репетиция – а им кто-нибудь ВЕЖЛИВО разъяснил о репетиции и ПОПРОСИЛ обойти?), в облегчении ориентирования в незнакомом (а хоть и знакомом) месте (аншлаги-указатели – вам нетрудно, а гостям приятно, - специально назначенные люди, которые покажут все стратегически важные объекты и прочее); в понимании и разруливании трудностей участников (начиная от зеркала в гримерке, и заканчивая временем проведения, которое учитывает необходимость добраться до дома иногородним) и т.д.

·       Умение постоять за себя – к сожалению, всегда найдутся недовольные, или просто тролли, пытающиеся повысить свою самооценку за счет унижения других. Такие попытки надо пресекать четко и вежливо, не срываясь на грубости и крики. В конце концов, есть простая штука – бан, игнор, и черный список. Меры, которые требуются нечасто, но если требуются – применять их надо без сожаления. В конце концов, всем мил не будешь, а если пара человек портит вам всё мероприятие – без этой пары оно только улучшится. Правда, не надо забывать о тонкой грани между склочностью и истеричностью и умением постоять за себя. В любом случае – выигрывает вежливый и спокойный )))

·       Надежность  – если вы сказали, что сделаете мероприятие, хоть из шкуры вывернитесь, но сделайте. Пообещали подготовить лекцию/сценку на чужое мероприятие – сдохните, но подготовьте. Иначе кто вам поверит в следующий раз? Если не уверены – лучше откажитесь. Не портите имидж. Перенос мероприятия без объяснения причины – тоже минус 50 к имиджу. При этом причина «руководство молодежного центра заняло актовый зал, и просит нас перенести мероприятие на неделю» - уважительная. А причина «мы не собрали заявок от участников/не подготовились/не нашли аппаратуры» - неуважительная. Перенос мероприятия больше пары раз – тоже основательный минус к надежности организаторов. Поэтому будьте особенно осторожны при планировании.

·       Грамотность сразу говорит о том, что организаторы – люди серьезные и взрослые. Грамотность выражается не только в отсутствии орфографических и грамматических ошибок, но и в той самой четкости формулировок и правильности употребления терминов. Если хотите, чтобы к вам относились серьезно – будьте грамотны.

Планируя мероприятие, нужно тщательно учитывать ресурсы, которые вы можете задействовать. Это могут быть:

Самый, на наш взгляд, важный ресурс. Старайтесь подбирать для совместной  работы людей в первую очередь надежных. Но если с абсолютно надежными напряженка – что ж, тогда знайте достоинства и недостатки партнеров. Знайте, кому нужно напоминать о работе раз в месяц, кому – раз в неделю; кому надо дать четкий план действий, а кто и сам его составит и для себя и для других; кто лучше работает в качестве руководителя группы, а кто предпочтет быть исполнителем; кто хорошо работает головой, а кто руками; кого надо позвать если вам нужнее стеб, а кого – если романс, и т.д.

Помните – кадровый вопрос – это основное, и результат зависит от всей команды.

Проще говоря, это то, что у вас в головах. Или – что вы умеете. В вашей команде есть профессиональный танцор – нечего теряться! Значит, вашей фишкой могут стать постановки красивых и сложных танцев. Кто-то из вас занимался боевыми единоборствами? Шитьем? Макраме? Любое ваше умение можно использовать. Главное – обратить на это внимание.

Как правило, больной вопрос большинства коллективов, чей основной контингент – школьники, студенты, или молодые специалисты. Но всё-таки, как показывает практика, основная беда не в малом количестве средств, а в неумении ими распоряжаться – неумении выделить приоритетное направление вложения средств, определить оптимальный размер вложений, или – расчет на большее количество, чем есть в наличии. По этому поводу могу сказать вот что – большое количество вложенных в мероприятие средств не всегда означает, что мероприятие будет шикарное)))

Это – всего лишь средства, и их надо с умом использовать.

Вы работаете не в вакууме. Ваше мероприятие может задевать интересы нескольких групп людей – начиная от начальства вашего молодежного центра, и заканчивая дворником тетей Нюрой, у которой ключи от всех помещений. Об этом нельзя забывать.

Поэтому необходимо помнить об этих группах – с кем-то нужно заранее договориться, кого-то поставить в известность, кого-то – попросить, у кого-то взять административное письмо и т.д. При этом не забывайте, что все вокруг – люди, и любят уважение и вежливость – с ними, как правило, решаются практически все проблемы!

И еще – если после вашего мероприятия останутся довольны и начальство и тетя Нюра – тем проще будет договориться с ними в следующий раз.

Очень тонкая штука.

На самом деле, надо быть готовым к тому, что в первый (а то и во второй) раз на ваше мероприятие не придут – во всяком случае не придут подготовленными. Причины разные – лень, недоверие к новому, отсутствие времени и прочие отмазки.

Поэтому, строя мероприятия на выступлениях других, либо будьте готовы провести все своими силами, либо, если нет такой возможности (скажем, вас всего двое-трое в группе!) найдите одного-двух НАДЕЖНЫХ партнеров. Сомневаетесь в их надежности – контролируйте. Приезжайте, уговаривайте, упрашивайте, шантажируйте – но контролируйте, чтобы у них попросту не оставалось возможности придумать новые отмазки ;)